A válság alatt széles körben elkezdődött a video-konferenciák, virtuális megbeszélések, online meetingek, videós-telekonferenciák használata. Az ezekhez alkalmazott eszközök tárháza széles, (zoom, slack, skype, FB messenger, google meet, hangouts, webex, microsoft team, viber, …). Van néhány jó-tanács, amit érdemes megfogadni, – teljesen mindegy, hogy milyen eszköz segítségével folytatjuk le a beszélgetést – főleg akkor, ha otthonról jelentkezünk be a video-konferenciára. A jó gyakorlatok használatakor – függetlenül attól, hogy ”vendéglátóként” (Host), vagy résztvevőként (Participant) veszünk részt a virtuális eseményen – érdemes a leírtakat megfogadni, főleg azért, hogy ne ”égessük le” magunkat, és ne rongáljuk a hírnevünket, a reputációnkat.

A témát 2 részre bontottam:

   I.   a virtuális megbeszélés előtti teendők, javaslatok

   II. a virtuális megbeszélés alatti teendők, javaslatok

Ebben a részben a II. ponttal foglalkozunk, az első rész ide kattintva itt elérhető.

II. A virtuális megbeszélés alatti teendők, javaslatok

Tartsuk kameránkat bekapcsolva

Adjuk meg a tiszteletet minden résztvevőnek arra, hogy a megbeszélés alatt végig láthasson minket, ha bekapcsolt kamerával indítottuk el a találkozót, úgy, mintha személyes találkozó lenne. Ha nem szeretnénk, hogy mások is lássák a videó hátterében az esetleges rendetlenséget, vagy családtagjaink öltözetét, vagy éppen öltözetlenségét :-), akkor vagy válasszunk magunknak más helyszínt vagy virtuális hátteret (ne járjunk úgymint a képen szereplők :- ).

Láttam olyan szokást, amikor azzal próbálták a rövid távollétet leplezni, hogy kikapcsolták a kamerát. Szinte minden esetben megtörtént a ”lebukás”, amikor a többiek közül valaki rákérdezett az elsötétült képet rejtő résztvevőre és a megválaszolatlan kérdés kellemetlen helyzetbe hozta az eltávozottat. Ilyen esetben, inkább pl. küldjünk egy mindenkinek szóló üzenetet, chat-et, hogy x percre elhagyjuk a beszélgetést, de akár szóban is jelezhetjük ezt. Véleményem szerint, indokot nem szükséges adni, de a távolléti idő hosszát jobb, ha megadjuk, hogy a többiek tudjanak számolni vele.

Kapcsoljuk ki a mikrofont, ha gépelünk

Ha mi vezetjük a jegyzőkönyvet, vagy az emlékeztetőt, célszerű a mikrofont kikapcsolni, hogy a gépelés ne hallatszódjon a beszélgetés hátterében. Ráadásul attól függően, hogy van beállítva a többi résztvevő kijelzője, ha ezt nem tesszük meg, lehet, hogy nem a beszélő, hanem az erőteljes ”kopácsolás” miatt folyamatosan a gépelő látszik a képernyőn.

Igaz ez akkor is, ha nem jegyzőkönyvezünk, hanem csak kattintgatunk, esetleg valami mást gépelünk számítógépünkön, ilyenkor a többieknek nagyon zavaró lehet a ”behallatszódó” billentyűzés.

Ne együnk a kamera előtt

Senkinek nincs semmi köze ahhoz, hogyan esszük meg reggelinket, tízórainkat vagy éppen ebédünket! Főleg ha még a mikrofont is bekapcsolva hagyjuk! Képzeljük el, mit éreznénk, ha egy számunkra fontos megbeszélésen mindenki ezt tenné és tele szájjal rágná a szendvicsét, vagy sietségében kapkodó mozdulatokkal lapátolná szájába az ételt miközben mi beszélünk.

Hasonlót lehet mondani az ivásról is, bár ez már inkább a csoport, a közösség, a vállalat kultúrájától függ. Az biztos, hogy egy kora reggeli megbeszélést sokkal jobb gőzölgő kávés, vagy teás csészével a kézben elkezdeni, mint anélkül. 🙂

De ha láttunk már olyan komikus képet, ahol a kamera közvetítette az innivaló kortyolgatását, amikor is csupán a csésze és annak alja töltötte be hosszú percekig a képernyőt, akkor talán megfontoljuk, hogy mikor és hogyan iszunk. Főleg igaz ez a csésze alján lévő utolsó cseppek kiivásakor. Ezt már csak otthoni csészénk kompromittáló felirata tudja túlszárnyalni. És iváskor is ügyeljünk a mikrofonra :-)!

Figyeljünk a beszélőre

Csukjuk le a beszélgetéshez NEM szükséges alkalmazásainkat és azt a képernyőt nézzük, ahol a megbeszélés folyik. Kivéve persze, ha a témához kell valamilyen feladatot elvégeznünk. De ekkor is legyen a mikrofon kikapcsolva a gépelési hang miatt, ahogy azt már korábban említettem!

Lehetőleg ne foglalkozzunk mással, ne pakolgassunk kezünkkel, ne nézegessünk le telefonunkra, óránkra a beszélgetés alatt. Talán legjobb ha ugyanúgy viselkedünk, mintha személyes találkozás lenne.

Akadályozzuk meg, hogy többen beszéljenek egyszerre

Természetes igény, hogy ha hallunk valamit, akkor rákérdezzünk a homályos pontokra, reagálunk az elmondottakra, stb. Ezzel azonban megszakíthatjuk a másik beszédét, vagy túlkiabálhatunk valakit. Ez amellett, hogy udvariatlanság, kis esélyt ad arra, hogy értelmes választ kapjunk. Főleg ha többen, és ha sokszor egymás után tesszük ezt. Az ilyen viselkedés teljesen szét tudja zilálni a megbeszélést, és akár erős érzelmeket is kiválthat, amik biztosan nem segítik az értelmes együttgondolkodást.

Célszerű a megbeszélések elején valamikor valamilyen egyezményes reagálási folyamatban megállapodni (legszívesebben azt írnám, csináljunk egy virtuális beszélgetési etikettet). Ez az egyezményes folyamat a vállalati kultúrától függően bármilyen lehet. Pl. egyik kézenfekvő megoldás, amire a legtöbb virtuális megbeszélés számítógép program lehetőséget ad: az írásos csevegés, a chat funkció. Ezt használva nem szakítjuk meg szóban a beszélgetést, hanem kérdésünket, megjegyzésünket, szempontjainkat a chat-be leírjuk, akkor alkalmas időben a beszélő, vagy a szervező, vendéglátó végig tud menni ezen és mindenki lehetőséget kap az egymás utáni hozzászólásra. (De – tapasztalatból hadd írjam le – ügyeljünk arra, hogy amikor a chat-be leírjuk, kérdésünket, véleményünket, írjuk mellé a véleményezendő témát is, mert különben ”elveszünk” a reakciók és a témák között.)

Mondjuk meg mindenkinek a környezetünkben, hogy videós telekonferencián veszünk részt

A legvégére hagytam ezt a pontot, mert eddigi tapasztalatom során ez volt az, ami a legkínosabb pillanatokat okozta az otthoni internetes megbeszélések résztvevőinek. Mármint annak, akinek a saját mondata közepén egy macska, egy kutya ugrott az ölébe, vagy ugatni kezdett, esetleg egy vagy több gyermek szaladt hozzá kiabálva, veszekedve, esetleg valamely családtagja alsóruhában ment oda kérdezni tőle valamit.

Ha nincs külön helyiségünk, ahol az internetes megbeszéléseken egyedül lehetünk, akkor ELŐRE kérjük meg a velünk egy háztartásban élőket, hogy megbeszélésünk alatt legyenek csendben és kamera látószögén KÍVÜL.

Az előzetes nyugalom kérés, akkor sem maradhat el, ha külön helyiségben vagyunk, főként a szobák közötti áthallások illetve a szobában hirtelen megjelenő családtagok miatt.

Ha mégis ilyen történik, mit lehet tenni? Nálam a nevetés, az elnézést kéréssel párosult humor tudta feloldani a kínos helyzetet például, amikor unokám nagy lelkendezve berontott a szobába.

És Ön, hogy kezelné az ilyen szituációt?

Sok sikeres online megbeszélést kívánva

Szűcs Tamás

managerCoach.hu

A cikk korábbi része itt olvasható.

Ha több, részletesebb és a gyakorlatban azonnal alkalmazható tudást szeretne az online beszélgetésekel kapcsolatos fontos vezetői tevékenységekről, készségekről, akkor ezt gyorsan és eredményesen tudja megkapni a leghatékonyabb egyéni vezetőfejlesztés, a coaching keretében. Jelentkezés itt!