A válság alatt széles körben elkezdődött a video-konferenciák, virtuális megbeszélések, online meetingek, videós-telekonferenciák használata. Az ezekhez alkalmazott eszközök tárháza széles, (zoom, slack, skype, FB messenger, google meet, hangouts, webex, microsoft team, viber, …), és teljesen mindegy, hogy milyen eszköz segítségével folytatjuk a beszélgetést, de van néhány jó-tanács, amit érdemes megfogadni, – főleg akkor, ha otthonról jelentkezünk be a video-konferenciára. A jó gyakorlatok használatakor – függetlenül attól, hogy ”vendéglátóként”, vagy résztvevőként veszünk részt a virtuális eseményen – érdemes a leírtakat megfogadni, főleg azért, hogy ne ”égessük le” magunkat, és ne rongáljuk reputációnkat.

A témát 2 részre bontottam:

   I.   a virtuális megbeszélés előtti teendők

   II.  a virtuális megbeszélés alatti teendők

I. A virtuális megbeszélés előtti teendők

1. Jó előre oldjuk meg a technikai problémákat

• Ha mikrofonnal ellátott fülhallgatóra van szükségünk, az legyen kéznél a megbeszélés kezdésére és próbáljuk ki, hogy rendesen működnek-e. Főleg akkor fontos ez, ha a mikrofon és a fülhallgató nem az ”alapértelmezett lejátszási és felvételi eszköz”. Ilyenkor többnyire magában az alkalmazásban (pl. Zoom) lehet beállítani a használni kívánt ”audio” eszközöket.
• Hasonló a helyzet a kamerával is, annak működését is célszerű előre leellenőrizni.
• A helyes működéshez előzetesen, a programok installálásakor számukra is engedélyeznünk kell az audio és a kamera használatot. Ha ez nem történik meg, nincs se kép, se hang, és pl. újra kell installálni a számítógép programot, mobil alkalmazást.
• Gyakori hiba, hogy ha laptopot, vagy mobil telefont használunk, hogy ezek akkumulátora lemerülőben van. Ha nem akarjuk, hogy ez a beszélgetés közben történjen meg, akkor töltsük fel ezeket, akár a megbeszélés alatt is.

2. Öltözzünk fel rendesen

Vicces lehet, ha úgy ülünk oda egy megbeszéléshez, hogy felül rendesen felöltöztünk, alul pedig nem teljesen, és a megbeszélés közben valamiért fel kell állni, vagy el kell sétálni a kamera előtt. Ráadásul, ha ez valamiért fokozottabb érzelmi állapotban történik (pl. valamiben hibáztunk, vagy kellemetlen visszajelzést kapunk, …), akkor nagy a valószínűsége, hogy sietségünkben eszünkbe sem jut kikapcsolni a kameránkat. Ilyen esetben jószerivel már csak egyet tehetünk, humorral fogjuk fel az eseményeket és ennek hangot is adunk, ahogy a címképen látható résztvevők is tettek.

3. Kameraképünk háttere legyen olyan, amilyen képet sugározni szeretnénk magunkról

Az esemény előtt kapcsoljuk be a kameránkat és figyeljük meg a hátteret.

• Olyat professzionalitást mutat rólunk, amit láttatni szeretnénk?
• Vajon hogyan hat ez a kép a többi résztvevőre, elviszi-e összpontosításukat a megbeszélés tárgyköréről?
• Ha ön vezető beosztású, meglátva az Ön otthonát, munkatársai nem fogják-e azt érezni, hogy nagyon alulfizetettek?
• Ha a helyszín a konyhában van, nincs-e összevisszaság, esetleg nagy halom mosatlan a háttérben?

Ülhetünk egy sima fal, egy könyvespolc, vagy egy szép kép elé. Lényeg, hogy a háttér azt az üzenetet közvetítse rólunk, amit szeretnénk.

Ha elég nagy a számítógépünk kapacitása, beállíthatunk számunkra megfelelő és a ”nézőknek” nem zavaró virtuális háttérképet is.

4. Legyünk ott legalább 5 perccel a megbeszélés előtt
(főleg, ha mi vagyunk a megbeszélés szervezők, vendéglátók, Host-ok)

Adjunk elegendő időt arra magunknak, hogy

• bejelentkezzünk;
• megoldjuk a fellépő technikai nehézségeket;
• átgondoljuk a megbeszélés célját, lefolyását és a teendőket;
• megnyissuk a megosztani kíván képernyők alkalmazásait, dokumentumait;
• lezárjuk a nem szükséges alkalmazásokat;
• ha vibert, PB messengert vagy egyéb más ”pittyegős” alkalmazásokat is használunk, ezek hangadását szüntessük meg;
• vegyünk nagy levegőt és teljes energiánkkal a megbeszélés sikerességére koncentrálva;
• kezdjük el beengedni a résztvevőket;
• majd köszöntsük a megérkezetteket.

5. Legyen B tervünk a megbeszélés lefolytatására

Gondoljunk arra, hogy hogyan valósítjuk meg a megbeszélést, ha valami miatt nem jönne össze az eredeti terv szerinti video-konferencia. Én magam, már jártam úgy, hogy az előre megbeszélt fontos zoom megbeszélést nem lehetett megtartani, mert 2020.04.27.-én a upc éppen karbantartást tartott a környékünkön és egy fél napra nem volt nálunk internet. Ha nincs internet, akkor csak mobilinternet vagy telefon marad. Végül a telefonos konferenciahívás győzött (szerencsére 5 résztvevős volt a beszélgetés), mert a mobilinternetes használathoz több résztvevőnek programokat kellett volna letölteni és installálni.

A lényeg, legyen B tervünk és lehetőleg minden résztvevő ismerje azt (pl. írjuk is le a meghívóba).

A cikk következő, 2. része ”A megbeszélés alatti teendők “-kel folytatódik. 

Sok sikeres online megbeszélést kívánva,

Szűcs Tamás

managerCoach.hu

Ha több, részletesebb és a gyakorlatban azonnal alkalmazható tudást szeretne az online beszélgetésekel kapcsolatos fontos vezetői tevékenységekről, készségekről, akkor ezt gyorsan és eredményesen tudja megkapni a leghatékonyabb egyéni vezetőfejlesztés, a coaching keretében. Jelentkezés itt!